Use-case
Besluitvorming en goedkeuringen
Besluiten, goedkeuringen en afstemming lopen vaak via verschillende mensen, systemen en gesprekken tegelijk. Zeker als het druk is, raken technische, financiële en commerciële keuzes door elkaar. Wie waarover beslist, is dan niet altijd duidelijk.
Waar het schuurt
Besluiten die door elkaar gaan lopen
Verschillende mensen nemen beslissingen zonder volledig zicht op elkaars keuzes. Zo worden besluiten dubbel gemaakt of spreken ze elkaar tegen.
Vragen belanden bij de verkeerde persoon, waardoor ze niet worden beantwoord op de plek waar het besluit hoort te vallen. Zowel intern als naar leveranciers ontstaan tegenstrijdige signalen, en achteraf is lastig terug te vinden wie akkoord gaf of welke beslissing nu leidend is.
Het gevolg is verwarring, dubbel werk en fouten in de uitvoering.
De COHEREN-kijk
Hoe wij ernaar kijken
Zodra meerdere rollen, belangen of disciplines samenkomen, moet duidelijk blijven wie over welk soort besluit gaat, wanneer iets echt een goedkeuring vraagt en welke beslissing leidend is. Niet elke beslissing hoort automatisch te gaan, en die keuze maken wij niet voor je. Wat wel helpt, is dat een besluit een vaste plek in de workflow krijgt, zodat het terechtkomt bij wie erover gaat en er achteraf staat wie het nam.
Wij brengen eerst in beeld hoe dat bij jou is geregeld, voordat er iets wordt geautomatiseerd.
Zit de zeggenschap in je structuur, of zit ze in hoofden?
Versnipperd
Ze zit in hoofden. Dezelfde vraag levert dan twee besluiten op, elk met een eigen vervolg, en achteraf is niet meer te zeggen welke leidend was.
Gestroomlijnd
Ze zit in de structuur. Er staat vast wie goedkeurt, wat er geldt bij een uitzondering en wie eigenaar is van welk stuk.
De verbeterslag
Wat er beter wordt
COHEREN legt beslismomenten, goedkeuringen en verantwoordelijkheden expliciet vast in de structuur onder het werk.
- Vragen landen op de juiste plek, bij de persoon die er echt over gaat.
- Keuzes overlappen minder en spreken elkaar minder tegen.
- Vervolgacties hangen logisch aan het besluit waar ze bij horen.
- Besluitvorming leunt minder op losse afstemming en geheugen.
- Communicatie naar binnen en naar leveranciers wordt consistenter.
Het resultaat is minder tegenstrijdige besluiten en een duidelijkere rolverdeling. En je houdt grip op wat besloten is, door wie en met welk vervolg.
Een geordende structuur kan daarnaast tijd vrijspelen. Er gaat dan minder tijd naar uitzoeken en meer naar het werk zelf. Hoeveel dat scheelt, hangt af van hoe je werk nu loopt.