Use-case
Informatie verzamelen, structureren en doorzetten
Belangrijke informatie ontstaat de hele dag, terwijl er wordt overlegd, gebeld en gewerkt. Vaak wordt die informatie niet op het juiste moment vastgelegd. Zo raakt kennis versnipperd over bestanden, berichten en de hoofden van mensen. Later moet iemand alles terugzoeken en de informatie reconstrueren.
Waar het schuurt
Kennis die versnippert en verdwijnt
Informatie ontstaat op veel momenten, maar wordt niet meteen goed verwerkt en doorgezet.
Belangrijke kennis wordt niet vastgelegd, of komt terecht op een plek waar niemand kijkt. Later moet iemand uitzoeken wat er precies is gezegd, besloten of afgesproken. Dezelfde informatie wordt meerdere keren opnieuw opgeschreven, en kernpunten verdwijnen in lange teksten en verspreide updates.
De informatie is meestal wel ergens aanwezig, maar niet op een plek of in een vorm waar de volgende stap direct mee verder kan.
De COHEREN-kijk
Hoe wij ernaar kijken
De winst zit in slimmer vastleggen, niet in sneller genereren. Wat doet er echt toe? Wanneer leg je het vast? Waar landt het, en in welke vorm gaat het verder?
Wij brengen eerst in beeld waar je informatie nu landt, voordat er iets wordt geautomatiseerd.
Staat je kennis op één plek, of moet je alles bij elkaar zoeken?
Versnipperd
Ze staat overal een beetje. Dezelfde kennis wordt op meerdere plekken apart opgeschreven, en wie er verder mee moet, raapt zelf bij elkaar wat er staat. Wat niemand terugvindt, gaat niet mee naar de volgende stap.
Gestroomlijnd
Ze staat op één plek. Er ligt vast waar iets landt en in welke vorm, zodat de volgende rol of afdeling er direct mee verder kan.
De verbeterslag
Wat er beter wordt
COHEREN legt vast waar informatie landt en in welke vorm, zodat kennis niet steeds opnieuw hoeft te worden verzameld.
- Losse stukken kennis komen samen op één plek.
- Informatie wordt vastgelegd op het moment dat ze ontstaat: meteen na een gesprek of een besluit.
- De kern wordt duidelijker gescheiden van de ruis.
- AI of automatisering helpt bij structureren, samenvatten en doorzetten, met een mens die beoordeelt.
- De volgende rol of afdeling kan meteen met bruikbare informatie verder.
Het resultaat is minder overtypen en reconstrueren, en een betere vastlegging van besluiten en projectinformatie. Mensen houden ruimte om te beoordelen in plaats van alles zelf opnieuw uit te werken.
Een geordende structuur kan daarnaast tijd vrijspelen. Er gaat dan minder tijd naar uitzoeken en meer naar het werk zelf. Hoeveel dat scheelt, hangt af van hoe je werk nu loopt.